为规范和加强学校档案工作，更好地为教育教学改革和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》和《南京市档案条例》等法律法规及南京市教育局、南京市档案局《关于进一步加强教育系统档案管理工作的意见》、《南京市中小学档案管理办法（试行）》等有关文件精神，结合学校工作实际，特制定本方案如下：

一、文件材料门类设置：

（一）党群工作类

主要包括党务综合、纪检、组织、宣传、统战、工会、团委等方面的文件材料。

（二）行政管理类

主要包括行政综合、人事、审计、后勤管理、资产管理等方面的文件材料。

（三）教育教学类

主要包括教育教学管理、教学实践、教学研究、德育教育、学籍管理等方面的文件材料。

（四）基本建设类

主要包括基建工程项目可行性研究、立项、征地、招投标、设计、施工、监理、工程概预决算、竣工验收、维修、改扩建等形成的文件、图纸、表格等。

（五）声像类

主要包括各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带等。

（六）实物类

主要包括各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾等实物。

（七）会计类

主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他文件材料。

（八）电子类

主要包括在数字设备及其环境中生成，以数码形式存储于光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件材料。

二、归档时间要求

（一）党群工作类和行政管理类文件材料在次年6月底前归档。

（二）教育教学类和教师业务类文件材料，在学年结束年的12月底前完成归档。

（三）基本建设类文件材料在基建工程项目竣工验收后3个月内归档。

（四）会计类文件材料在当年整理后，可暂由会计机构保管1年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交学校统一保管。

（五）声像类和实物类材料，应随时整理归档。

（六）电子类，电子文件逻辑归档实时进行，光盘归档与实体档案归档同步进行。

三、文件材料归档要求

（一）归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。按照核准的归档范围和档案保管期限表，确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。

（二）归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。己破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

（三）归档文件可以运用计算机及档案管理软件辅助整理。所用档案管理软件须符合国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》、江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》(DB32/505-2002)及其他相关数据格式要求。

四、文件材料按照以下标准或要求进行整理：

（一）党群工作类和行政管理类按照《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》（苏档规发【2016】3号）执行，采用“学年度-保管期限”的分类方法。

（二）教育教学类按照《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》（苏档规发【2016】3号）执行，采用“学年度-保管期限”的分类方法。

（三）基本建设类按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）执行。

（四）声像类按照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）及《照片档案管理规范》（GB/T11821--2002）、《数码照片归档与管理规范》（DAT50-2014）执行。

（五）实物类按照《南京市实物档案管理办法》执行。

（六）会计类按照《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号）执行。

（七）电子类，上述各门类文件材料形成的电子文件，其整理方法应与其实体档案相对应。同时，应分门类拷贝至耐久性好的载体上，一式3套。载体应采用只读光盘或一次写光盘。