第一章  总 则

第一条  为规范和加强南京市中小学档案工作，更好地为教育改革和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》和《南京市档案条例》等法律法规及南京市教育局、南京市档案局《关于进一步加强教育系统档案管理工作的意见》等有关文件精神，结合全市中小学工作实际，现制定《南京市中小学档案管理办法（试行）》（以下简称《办法》）。

第二条  本《办法》所称的档案，是指中小学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项工作活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。学校干部人事档案管理办法，根据干部主管部门规定另行制定。

第三条  各学校应做到档案工作和各项工作“四同步”，即布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。对本学校形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。 

第二章 组织保障

第四条  明确一名校级领导分管档案工作。各学校要建立综合档案室，归属学校办公室管理。

第五条  学校档案工作是学校基础工作之一，也是衡量学校管理水平的重要标志。各学校应把档案工作纳入本单位整体发展规划和工作计划，加强对档案工作的领导和管理。

第六条           学校档案工作所需经费应列入学校预算，统筹解决。

第七条           学校综合档案室的基本职责：

（一）贯彻党和国家关于档案工作的法律法规和政策规定，制定并严格执行文件材料归档制度、档案安全保管制度、档案保密制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度、档案利用制度、电子文件管理制度和档案人员岗位职责等各项规章制度。

（二）指导、监督和协调各部门做好各类文件材料的形成、积累、整理和归档工作，负责组织各部门档案人员业务培训。

（三）负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。

（四）推进档案信息化建设，提高档案现代化管理水平。

（五）编制档案检索工具，开发和利用档案信息资源，为学校各项工作服务。

（六）按照有关规定纳入进馆的学校分别向市、区档案馆移交档案。

第八条  学校应配备专（兼）职档案管理人员，学校综合档案室工作人员原则上应当取得上岗资格才能上岗。档案工作人员因工作需要调动时，必须办理交接手续。

第九条 学校要根据档案收集、保管和利用的需要，落实和保证本单位保管档案所必须的库房。学校档案专用库房，应符合档案管理要求，配置符合防盗、防光、防高温、防火、防鼠、防虫等“八防”要求的设施设备，确保档案的完整与安全。有条件的学校要逐步做到档案工作办公、阅览、库房三室分开。

第十条  学校要为档案工作提供计算机、光盘刻录机、扫描仪、数码照像等现代化设备，以适应档案管理的现代化要求。

第三章 归档、移交和接收

第十一条  学校应制定适合本单位档案工作的各种门类和载体文件材料的归档范围和档案保管期限表。

第十二条 学校应实行文件材料形成部门归档制度。各部门应安排一名专（兼）职档案人员负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作。按规范要求整理后向学校综合档案室移交，移交时，编制移交清册，办理移交手续，综合档案室应派人指导归档工作。

第十三条  学校要对接收和征集的档案进行科学分类、编号和排列，编制必要的检索工具，并对档案的收进和移出情况、档案数量、档案利用等情况进行统计。

第十四条　文件材料的归档要求：

（一）归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。按照核准的归档范围和档案保管期限表，确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。

（二）归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。己破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

（三）归档文件可以运用计算机及档案管理软件辅助整理。所用档案管理软件须符合国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》、江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》(DB32/505-2002)及其他相关数据格式要求。

第十五条　学校文件材料门类设置：

（一）党群工作类

主要包括党务综合、纪检、组织、宣传、统战、工会、团委等方面的文件材料。

（二）行政管理类

主要包括行政综合、人事、审计、武装保卫、后勤管理、资产管理等方面的文件材料。

（三）教育教学类

主要包括教育教学管理、教学实践、教学研究、德育教育、学籍管理等方面的文件材料。

（四）基本建设类

主要包括基建工程项目可行性研究、立项、征地、招投标、设计、施工、监理、工程概预决算、竣工验收、维修、改扩建等形成的文件、图纸、表格等。

（五）设备仪器类

主要包括各种教学仪器、模型等通用设备说明书，各种机械、电教、电器、车辆等专用设备的全套随机技术文件及在安装调试、使用、维修等过程中形成的文件材料。

（六）教学科研类

主要包括重大科研课题研究准备、试验、总结鉴定验收、成果奖励申报、推广等活动中形成的文件材料。

（七）声像类

主要包括各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带等。

（八）实物类

主要包括各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。

（九）会计类

主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他文件材料。

（十）教师业务类

主要包括教师个人基本情况、教学计划、教学方案、教学成果、发表的论文及继续教育、职称情况等的文件材料。

（十一）电子类

主要包括在数字设备及其环境中生成，以数码形式存储于光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件材料。

第十六条 各种门类和载体的文件材料按照以下标准或要求进行整理：

（一）党群工作类和行政管理类按照《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》（苏档规发【2016】3号）执行，采用“年度-保管期限”或“年度-机构（问题）-保管期限”的分类方法。

（二）教育教学类按照《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》（苏档规发【2016】3号）执行，采用“学年度-保管期限”或“学年度-机构（问题）-保管期限”的分类方法。

（三）教学科研类、基本建设类、设备仪器类按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）执行。

（四）声像类按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-95)及《照片档案管理规范》（GB/T11821--2002）、《数码照片归档与管理规范》（   DAT50-2014）执行。

（五）实物类按照《南京市实物档案管理办法》执行。

（六）会计类按照《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号）执行。

（七）教师业务类，以单个教师为单位进行整理，也可以按“学科类别-单个教师”排列。

（八）电子类，上述各门类文件材料形成的电子文件，其整理方法应与其实体档案相对应。同时，应分门类拷贝至耐久性好的载体上，一式3套。载体应采用只读光盘或一次写光盘。

第十七条　学校文件材料的归档时间：

（一）党群工作类和行政管理类文件材料在次年6月底前归档。

（二）教育教学类和教师业务类文件材料，在学年结束年的12月底前完成归档。

（三）教学科研类文件材料在科研课题鉴定后3个月内归档。

（四）基本建设类文件材料在基建工程项目竣工验收后3个月内归档。

（五）设备仪器类文件材料在设备仪器材料安装验收合格，正常运行后即归档。

（六）会计类文件材料在当年整理后，可暂由会计机构保管1年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交学校统一保管。

（七）声像类和实物类材料，应随时整理归档。

（八）电子类，电子文件逻辑归档实时进行，光盘归档与实体档案归档同步进行。

第十八条 学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校捐赠档案的，学校应给予奖励。

第四章 档案管理与利用

　　第十九条　学校应对保管期限已满的档案进行鉴定。成立由分管领导、有关人员参加的鉴定小组，提出鉴定意见，对失去保存价值的档案进行登记造册，报学校主要领导批准，在指定地点由有关人员监销，监销人在销毁清册上签字。未经学校主要领导批准，不得销毁任何档案。销毁清册永久保存。

第二十条  学校所保管的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持单位介绍信、身份证明，经学校分管领导同意后，方可提供查阅利用。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经本单位主要领导批准。

第二十一条　学校应积极开发档案信息资源，为学校的各项工作提供服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。

第二十二条  学校应积极开展档案信息化工作，逐步开展室藏档案数字化工作，建立档案全文数据库和目录数据库，加强电子文件的管理与利用。

　　第二十三条  学校撤销的，其档案移交同级综合档案馆或教育局保管；学校合并的，其档案随之并入；学校分立的，其档案由其中一所学校保管。

第五章 奖励与处罚

第二十四条  学校应建立和完善档案工作检查考核和评估制度，明确岗位职责，对工作优秀、成绩突出的，依据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规给予奖励。

第二十五条  违反《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》和《南京市档案条例》等有关规定的，依据相关法律法规进行处理。   

第六章 附 则

第二十六条　本办法适用于南京市教育系统普通高中、中等职业中学、初中、小学，幼儿园可参照执行。

第二十七条  本办法由南京市教育局、南京市档案局负责解释。 

第二十八条  本办法自发布之日30天后施行。

附件1